Du hast dich entschlossen als Virtuelle Assistentin nebenberuflich oder auch in Vollzeit durchzustarten? Ich find das mega und feiere deine Entscheidung! 🥳
Ich bin Anfang 2021 selbst als VA gestartet und wollte mir so den Traum remote zu arbeiten und zeitlich flexibel zu sein ermöglichen. Unabhängig davon, ob du neben deinem Mama-Sein noch eine berufliche Herausforderung möchtest oder deine Reiselust auf diese Weise finanzierst, die Virtuelle Assistenz bietet dir einen relativ einfachen Start in die Onlinewelt.
Der Schritt in die Selbstständigkeit ist jedoch keine Kleinigkeit und bedarf einiger Vorbereitung. Der oftmals ausgerufene Slogan „Starte unperfekt“, bedeutet nicht „Starte planlos oder unprofessionell“.
Als Selbstständige wächst du jeden Tag über dich selbst hinaus, denn es gibt als Unternehmerin immer etwas Neues zu lernen, womit du in einem Angestelltenverhältnis keine Berührungspunkte hattest.
Ich erinnere mich noch gut daran, dass ich zu Beginn unglaublich viele Informationen aufgesogen habe wie ein Schwamm, nur um im Anschluss dazusitzen und mich zu fragen:
- „Was genau brauche ich eigentlich wirklich als Virtuelle Assistentin?“
- „Lohnt sich ein VA-Kurs?“
- „Lagere ich meine Steuerthemen direkt aus oder ist das zu teuer?“
- „Schaff ich es mir selber eine gute Website zu bauen oder muss ich dafür Geld in die Hand nehmen?“
- „Wie überzeuge ich Interessenten am besten von mir?“
- „Und brauch ich eigentlich Verträge und diese DSGVO Sachen?“
Mein Kopf schwirrte täglich und es gab Tage, an denen ich dachte „Das schaff ich nie.“
Rückblickend und aufgrund vieler Gesprächen mit angehenden VAs schreibe ich heute über die Top 3 Dinge, die angehende Virtuelle Assistenten oftmals vergessen zu tun. Diese 3 Dinge sind aber essentiell für dein Business und helfen dir professionell und vorbereitet in dein erstes Kundengespräch zu gehen.
1. Verträge für Virtuelle Assistenten
Eine der wohl häufigsten Fragen ist die nach Verträgen, AGBs und wie diesbezüglich die Erfahrungen sind. Ich möchte dir gerne von meinem Weg erzählen, denn ich habe einiges ausprobiert bis ich zufrieden war und die für mich optimale Lösung gefunden habe.
Ganz offen und ehrlich – direkt zum Start meiner Selbstständigkeit habe ich jegliche Investition gescheut. Denn aus dem Ersparten zu investieren, bedarf – jedenfalls bei mir – Überwindung. Ich bin also den allgemeinen Tipps aus den VA-Facebook-Gruppen gefolgt und habe kostenlose Vorlagen der IHK und anderer Anbieter recherchiert und mir einen Freien Mitarbeitervertrag zusammengestückelt. Ehrlich gesagt war ich damit aber irgendwie nie happy. Ich möchte damit nicht sagen, dass die Verträge schlecht oder falsch sind, aber ich empfand es ganz subjektiv so, dass meine Rechte irgendwie nicht richtig geschützt werden und es sah zu sehr nach einem Arbeitsvertrag aus und das gefiel mir einfach nicht.
Zudem hatte ich zu Beginn kleinere Design-Aufträge, z.B. für Social Media Vorlagen, weshalb ich den Vertragsprozess als unglaublich aufgebläht und für den Auftrag unpassend empfand. Mir war es wichtig die Zusammenarbeit für alle Beteiligten rechtssicher, jedoch auch möglichst schlank aufstellen.
Häufig wird VA-Startern davon abgeraten in AGBs zu investieren.
Ich sehe das mittlerweile anders und möchte sagen „es kommt darauf an“. Wenn du immer wieder auch kürzere Aufträge hast, wie Workbooks designen, Blogartikel schreiben, Übersetzungen, etc. macht die Kombination von „Angebot + AGBs“ durchaus Sinn.
Entsprechend entschied ich mich nach nur zwei Monaten doch zu investierten. Meine Wahl fiel auf das Produkt „Dein Vertrag für virtuelle Assistenten“ von easycontracts. Du erhältst hier eine Vertragsversion und eine AGB-Version sowie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, die du in wenigen Schritten auf dich personalisieren kannst.
Mein Fazit ist durchweg positiv.
Ich habe das, was ich benötige und dabei ein gutes, sicheres Gefühl in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden.Wenn du jetzt denkst „Ja, hey, das scheint die richtige Lösung für mich zu sein, führt dich der nachfolgende Link direkt zum Vertrag für virtuelle Assistenten
Aus eigener Erfahrung kann ich dir nur raten auch bei den Vertragsunterlagen keine Angst zu haben, sondern smart zu investieren.
2. Virtuelle Assistenz und Datenschutz: Nimm ihn ernst!
Und hier kommt das nächste Thema, welches regelmäßig die Facebook-Gruppen füllt.
„Was benötige ich eigentlich für den Datenschutz und die DSVGO?“
Schon immer waren Verträge, Paragraphen, Rechtsvorlesungen in der Uni und Finanzamt-Formulare der absolute Horror für mich. Ich bin da so im Team „Strauß“ – Kopf in den Sand und hoffen, dass der Sturm sich legt oder das Problem von alleine verschwinden.
Nicht, dass das dieses Prinzip jemals funktioniert hätte 😅, aber insbesondere der Selbstständigkeit musst du dich einfach auch mit den unliebsamen Themen auseinandersetzen.
Ich weiß, dass es vielen VA-Starter:innen auch so geht und das Thema DSGVO wie ein Buch mit sieben Siegeln ist. Ich bin keine Datenschutzbeauftragte und werde hier auch keine Beratung durchführen oder sagen, wie du deine TOMs (Technisch Organisatorische Maßnahmen) ausfüllen sollst.
„Die DSGVO-Regelungen hängen von deiner Unternehmensart ab, wenn du das Prinzip einmal verstanden hast, dann verschwinden die Fragezeichen.“
Datenschutz-Expertin – Jasmin Lieffering
Ich möchte dich einfach sensibilisieren, dass du als Business-Woman hier in der Verantwortung stehst, dich mit den Datenschutzanforderungen für dein Unternehmen auseinanderzusetzen.
Apropos, wünschst du dir lieber eine Beratung, bei der du auch deine Fragen loswirst? Dann empfehle ich dir deine Unterlagen bei einer DSGVO-Beraterin zu erwerben, hier ist zumeist mind. ein persönliches Gespräch im Angebot enthalten und du kannst die Fragen stellen, die in einem rein digitalen Produkt/Kurs ggf. liegen bleiben.
Mir wurde vor kurzem von einer Datenschutz-Expertin gesagt, dass die DSGVO-Regelungen eng mit deiner Unternehmensart verknüpft sind, d.h. und, wenn man das Prinzip einmal verstanden hat, dann verschwinden die Fragezeichen.
Es gibt also Hoffnung.
3. Wie kommt die Unterschrift auf den Vertrag?
Viele virtuelle Assistenten sind als digitale Nomaden unterwegs. Ergo, der Zugriff auf Drucker und Büro ist eher nicht gegeben. Aber selbst, wenn du diese Dinge hast, stellt sich doch die Frage, ob diese Handhabung noch zeitgemäß ist? Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Dienstleistern, die rechtssichere und DSGVO-konforme digitale Unterschriften anbieten. Ich verwende aktuell HelloSign und bin zufrieden.
Aus eigener Erfahrung kann ich euch sagen, dass meine Kunden ganz begeistert waren von meiner „Professionalität“ (O-Ton Kunde), einfach weil sie nichts ausdrucken mussten und der ganze Prozess schnell einfach und umweltfreundlich ablief.
Wenn Umweltschutz also hilft, dass ich als professionell angesehen werde und meine Kunden happy sind, dann ist das ein gutes Zeichen.
Nun kennst du die Top 3 Dinge, die Virtuelle Assistenten oft vergessen zu tun.
Ich hoffe, dass du nun nicht nur schlauer bist, sondern dich auch motiviert fühlst, die oben genannten Themen nicht schleifen zu lassen.
